Lẽ tất nhiên là rất khó thay đổi hoặc chỉnh sửa phần cấu trúc tổng thể của tòa nhà cho nên phần việc chúng ta có thể làm chỉ giới hạn trong việc bài trí của văn phòng. Các cao ốc cũ thường xây sẵn các phòng nhỏ nên rất khó thay đổi, nhưng với các cao ốc hiện đại với khoảng không gian mở rất thuận tiện để chúng ta dựng vách ngăn và kê đặt đồ đạc theo cách bài trí riêng.

Điều kiện làm việc tác động mạnh mẽ lên tâm trạng và hiệu quả công việc của chúng ta. Về mặt phong thủy, nếu nhận thức được những chi tiết bất lợi ở nơi ta làm việc chúng ta có thể tiến hành sửa đổi để công việc được thoải mái và thuận lợi hơn.

Xà, rầm

Theo Phong Thủy, xà và rầm là những chi tiết gây bất lợi. Chúng tạo cảm giác ức chế khi nằm ngay phía trên bàn làm việc và đè nén dòng khí bên dưới. Xà, rầm dùng để nâng đỡ cho tòa nhà nên rất cần thiết trong xây dựng và trong các phòng làm việc luôn có sự hiện diện của chúng. Bàn làm việc và khu vực có người ngồi không nên đặt phía dưới xà. Trong những văn phòng có không gian mở, các vách ngăn được đặt ngay dưới các xà. Ta cũng có thể kê các tủ đựng tài liệu hay kệ sách ở bên dưới xà, hoặc những chậu cây lớn để đẩy năng lượng ở nơi đó lên.

Cột

Cột vuông rất khó xử lý. Các cạnh của nó hướng vào ghế ngồi nào thì người ngồi trên đó sẽ gặp cảm giác bần thần, khó chịu. Ta cần tìm biện pháp để che giấu hay làm giảm bớt độ góc cạnh của cột : làm cho cột tròn trịa hơn hay dùng cây xanh hoặc các vật dụng khác để che khuất các cạnh cột đi.

Vách ngăn

Trong một căn phòng lớn, được tạo thành từ nhiều phòng nhỏ, đôi khi vẫn còn sót lại một vài bức tường vì lý do kết cấu của căn nhà. Theo các chuyên gia về Phong Thủy, việc hai mắt của ta phải có chiều sâu tầm nhìn như nhau là rất quan trọng, nếu không sẽ sinh bệnh. Vách ngăn có thể tạo ra những không gian làm việc riêng biệt nhưng có một số điểm bất tiện: người ngồi làm việc trong đó dễ sinh cảm giác bất an vì phía sau lưng không được che chắn gì; ngồi đối mặt với người khác có thể gây xung đột, còn nếu đối mặt với mặt sau của máy vi tính, bạn có thể bị bệnh.

Cầu thang

Cầu thang và thang máy không được thẳng hàng với lối ra vào chính diện. Nếu không, năng lượng của khí sẽ không thể luân chuyển hợp lý được. Cầu thang xoắn ốc có tác dụng như một dụng cụ mở nút chai xuyên thấutòa nhà và gây khó chịu. Nếu gặp trường hợp này, hãy đặt các chậu cây lớn bằng sành phía dưới chân cầu thang để tăng thêm cảm giác ổn định.

Hành lang

Những hành lang hẹp và dài hút khí đi rất nhanh. Để làm chậm sự luân chuyển của luồng khí chúng ta nên đối phó bằng cách đặt gương hay cây cảnh, hoặc dùng các phương tiện khác để tạo đường uốn khúc - ví dụ như thay đổi loại thảm sàn hoặc kiểu hoa văn của thảm. Treo đèn trang trí trên cao cũng là một lựa chọn khác. Khi trên cùng một hành lang thẳng có nhiều văn phòng, những người làm việc ở đây sẽ có cảm giác bị tách biệt. Nếu cửa ra vào của các phòng lại đặt đối diện nhau, sẽ có nhiều phát sinh mâu thuẫn hay kèn cựa lẫn nhau. Có thể “chữa trị” bằng cách đặt ở mỗi bên cửa một cây cảnh hoặc hai cửa luôn được mở ngỏ để mang lại cảm giác hòa nhập cho những người làm việc nơi đây. Nhưng cho dù hai cửa không đâu mặt với nhau, những rắc rối vẫn có thể xảy ra, vì vậy tốt nhất nên gắn gương hoặc tranh phong cảnh vào cả hai mặt cửa để tránh những điều xấu này.

Ánh sáng

Vì những lý do sức khỏe và an toàn, nguồn sáng đầy đủ là điều tối cần thiết cho nơi làm việc nhằm bảo đảm hiệu quả làm việc tối đa cho nhân viên. Văn phòng phải luôn đầy đủ ánh sáng và có thể cần phải sử dụng nhiều loại ánh sáng khác nhau để đáp ứng thích hợp cho từng loại công việc đang thực hiện trong mỗi phòng.

Ánh sáng tự nhiên

Cho đến nay, dạng ánh sáng tốt nhất trong văn phòng chính là ánh sáng ngày tự nhiên. Cơ thể ta cần ánh sáng không chỉ để nhìn, mà còn để hấp thu vitamin D từ ánh sáng mặt trời khi tiếp xúc với da. Ở những quốc gia tiếp nhận ít ánh sáng trời vào những thời gian nhất định trong năm, các cư dân ở đó dễ mắc bệnh SAD ( người mắc bệnh này thường cảm thấy uể oải, thụ động vào mùa đông do lượng ánh sáng trời bị giảm - ND.) gây ra bởi sự dư thừa chất melatonin - một hóc môn do não con người tiết ra khi trời tối. Những người phải làm việc thường xuyên trong ánh sáng nhân tạo gần như chắc chắn là không thể khỏe mạnh như người làm việc dưới ánh sáng tự nhiên. Triệu chứng phổ biến là chứng trầm cảm và uể oải. Nhưng làm việc trong điều kiện ánh sáng nhân tạo còn có thể gây ra nhiều chứng bệnh khác như nhức đầu, buồn nôn, thị lực giảm sút, stress và mệt mỏi, đặc biệt nếu đó là ánh sáng đèn huỳnh quang.

Tuy nhiên, cũng nên đề phòng khi màn hình vi tính và bàn làm việc kê sát cửa sổ vì ánh sáng chói chang của mặt trời có thể gây vấn đề. Cần phải lọc bớt ánh sáng này bằng cách dùng rèm cửa hoặc cây xanh.

Ánh sáng nhân tạo

Chất lượng ánh sáng rất quan trọng. Người ta thiết kế loại ánh sáng có đủ quang phổ với mục đích tạo ra một bản sao thật giống ánh sáng tự nhiên nhưng không may độ bức xạ của tia cực tím ở đây lại hơi cao hơn ánh sáng tự nhiên. Ánh sáng của đèn huỳnh quang thường được sử dụng vì nó dễ lắp đặt và rẻ tiền nhưng loại ánh sáng này phóng ra điện từ trường mạnh hơn các loại đèn khác và rất có hại cho con người. Độ rung ở bóng đèn huỳnh quang gây sự căng thẳng, đau đầu và có thể gây cơn động kinh cho những người mắc chứng bệnh này.

Loại đèn tròn thắp sáng bằng dây tóc phát ra ánh sáng nóng có nhiều kiểu để bạn lựa chọn và chúng tỏa ánh sáng đều cho cả văn phòng, đồng thời cũng có thể đặt ở bàn làm việc để chiếu sáng riêng cho nơi này. Đèn để bàn cần được đặt ở phía đối diện với tay thuận của người làm việc để tránh tạo bóng đổ trên bàn.

Đèn treo trên cao rất phù hợp với những văn phòng có trần thấp hoặc ở những nơi người ta không muốn chiếu sáng chỉ một chỗ trên bàn làm việc. Ánh sáng phản chiếu từ tường hay trần nhà là nguồn ánh sáng bổ sung cho bạn; màu sắc của vật dụng trang trí nội thất sẽ gây ảnh hưởng đến hiệu quả của ánh sáng. Đèn halogen hay tungsten cũng tốt. Những loại đèn này quá sáng, không thể sử dụng chiếu sáng khi làm việc hay cho những công việc phải nhìn gần. Chúng cho ánh sáng trắng và gần giống ánh sáng ban ngày tự nhiên và ta có thể sử dụng loại có công suất thấp để bổ sung nguồn sáng. Những bóng đèn này cũng có tác dụng tiết kiệm điện.

Trang trí nội thất

Khi sử dụng màu sắc trong công việc trang trí chúng ta phải hiểu rằng chúng ta đang làm việc với ánh sáng vì trong ánh sáng có đủ màu sắc và mỗi màu lại có một tần số khác nhau. Màu sắc sử dụng trong phòng sẽ bị ảnh hưởng bởi ánh sáng tự nhiên của ban ngày và bởi nguồn ánh sáng phụ mà chúng ta dùng. Chất liệu cũng có ảnh hưởng tới hiệu quả tổng thể của văn phòng.

Những chiếc ghế tựa bọc nệm và rèm cửa màu tối có tính âm, trong khi những bề mặt cứng, nhẵn bóng và những bề mặt thanh mảnh bằng kim loại lại mang tính dương. Những chất liệu ta sử dụng để trang trí và tạo tiện nghi cho căn phòng đều có khả năng hấp thu hoặc phát tán ánh sáng và màu sắc của chúng sẽ ảnh hưởng tới năng lượng trong văn phòng.

Màu sắc

Màu sắc là sự dao động sóng và cho dù vô thức hay có ý thức, chúng ta ai cũng có phản ứng đối với chúng. Trong phòng làm việc cá nhân, ta có thể lựa chọn màu sắc tường và sàn nhà theo sở thích để tạo cảm giác thoải mái nhất. Tuy nhiên, ở những văn phòng chung, màu trung tính là thích hợp nhất. Màu sắc có thể biểu hiện qua các vật dụng trang bị trong văn phòng và các đồ dùng khác như họa phẩm, hộp lưu trữ và nệm bọc bàn ghế. Tác động tâm lý của màu sắc nhiều vô số, nhưng ta có thể áp dụng dựa trên một số chỉ dẫn của các chuyên gia về Phong Thủy. Thông thường, văn phòng mang tính dương, và các màu dương tính như đỏ, tím, cam, vàng tăng cường năng lượng dương của văn phòng. Các màu âm như lục, lam và đen sẽ tạo ra cảm giác ít sôi động hơn. Màu sắc ở những khu vực công cộng nên chọn màu trung hòa, cộng với những màu mang dụng ý nhấn mạnh tính chất hoạt động của công ty, hoặc là màu của logo công ty nếu đó là màu sắc đã được nhiều người biết tới.

Ngũ hành

Những màu sắc kết hợp với Ngũ Hành gợi lên tính chất năng lượng của từng Hành. Ta có thể sử dụng các màu sắc này để nhấn mạnh bản chất công việc kinh doanh của công ty hay chất lượng công việc mà chúng ta muốn nhắm tới.

Trong mỗi văn phòng, màu sắc tương ứng với Ngũ Hành phải đạt được sự cân bằng. Nếu một hành được nhấn mạnh nhiều quá hoặc không dùng đến, điều này có thể tác động tới các nguồn năng lượng đang hoạt động ở nơi này. Bảng dưới đây chỉ rõ sự tương quan trong ngũ hành và có thể được dùng để tăng cường năng lượng yếu hay tiết giảm sự tác động của năng lượng quá dư thừa. Ta có thể sử dụng màu sắc, hình thể hoặc chất liệu tương quan với mỗi Hành để duy trì sự cân bằng của môi trường.

Nếu chúng ta quyết định sử dụng màu sắc rõ ràng cho các bức tường trong phòng, tốt hơn hết nên chọn các màu trung tính cho các trang thiết bị của văn phòng hoặc có thể hòa trộn màu sắc. Tuy nhiên, đôi khi sự đối chọi màu sắc lại là cách để thúc đẩy sự luân chuyển của năng lượng, đặc biệt đối với những công ty đòi hỏi phải ra những quyết định chớp nhoáng.

Chất liệu

Nếu ta lựa chọn màu sắc trung hòa cho tường và nền nhà, ta có thể đưa màu sắc có liên quan tới Ngũ Hành vào các vật dụng bài trí trong văn phòng như bàn ghế, tủ, rèm cửa, tranh ảnh và cây cảnh.

Những chất liệu cứng và sáng bóng, như kim loại và kính, có tính dương và thúc đẩy năng lượng luân chuyển nhanh. Sử dụng những chất liệu loại này ở phòng ăn dành cho nhân viên hay phòng họp sẽ góp phần bảo đảm những hoạt động diễn ra nơi đây không kéo dài quá lâu. Những chất liệu đặc như kim loại không sáng bóng, gỗ sậm màu và ghế tựa có bọc nệm có tính cản trở và vì vậy dòng năng lượng đi kèm với chúng cũng di chuyển chậm hơn.

Nên tránh dùng các chất liệu tổng hợp vì chúng có thể gây hại cho sức khỏe và tuy không thể hoàn toàn loại bỏ sự có mặt của chúng trong văn phòng như vỏ máy tính, chất liệu bọc bàn ghế và các dụng cụ văn phòng khác nhưng chúng ta nên hạn chế tối đa việc sử dụng chúng, đặc biệt là ở bàn làm việc là nơi ta thường xuyên dành khá nhiều thời gian ở đó.

Tính chất của Ngũ Hành

Màu lục (Mộc): công việc kinh doanh mới, sự tăng trưởng và phát triển.

Màu đỏ (Hỏa): năng động, sốt sắng và xởi lởi, hướng đến tương lai.

Màu vàng (Thổ): trí tuệ, chừng mực.

Màu nâu (Thổ): sự ổn định

Màu trắng (Kim): sự khởi đầu mới.

Màu đen (Thủy): tìm tòi, khám phá.

Trang thiết bị điện

Mối nguy hại tiềm ẩn ở các văn phòng chính là bức xạ điện từ của các thiết bị điện, đặc biệt là máy vi tính. Người ta cho rằng các trường điện từ (Electromagnetic field) từ các đường dây cao thế và thiết bị điện tử rất có hại cho sức khỏe của con người. Chúng làm tổn hại tới quá trình tái tạo tế bào và có thể là nguyên nhân dẫn đến tình trạng ngày một tăng số người bị suy giảm chức năng hệ miễn nhiễm.

Tốt hơn cả là chúng ta hãy ngồi càng xa các thiết bị điện càng tốt và đừng để dây điện vây quanh chúng ta. Vị trí xấu nhất để đặt bàn làm việc là nơi nguồn điện chính chạy vào tòa nhà - cần di chuyển bàn đi nơi khác ngay.

Máy vi tính

Ngày nay, máy vi tính là thiết bị điện tử không thể thiếu trong một văn phòng, cũng vì vậy mà chúng ta thường xuyên đối diện với nguy cơ mắc phải một loạt các chứng bệnh - từ mắt cho tới những tổn thương do căng thẳng lặp đi lặp lại (RSI) - nếu chúng ta ngồi quá lâu trước chúng.

Ở nhiều nước trên thế giới, người ta đã có luật hạn chế số giờ ngồi sau máy vi tính trong một ngày của nhân viên. Ở một số tiểu bang của Mỹ, người ta không cho phép phụ nữ mang thai sử dụng máy vi tính, vì nếu tiếp xúc nhiều giờ với máy vi tính dễ đưa đến việc sẩy thai. Các màn hình dùng đèn chân không (CRT) là nguyên nhân chính gây ra những tác hại kể trên cho nên dùng tấm lọc màn hình hoặc máy tính xách tay cũng phần nào hạn chế tác hại này. Mặc quần áo dệt từ các loại sợi tự nhiên cũng rất có lợi vì chúng không tạo ra tĩnh điện.

Phần lớn sự bức xạ điện từ, phát sinh từ phía sau của màn hình vi tính và do đó, khi bài trí văn phòng, cần lưu ý chi tiết này để không có nhân viên nào phải ngồi đối mặt hay đối lưng với mặt sau của màn hình. Người ta cho rằng một số loại cây xanh có thể hút đi phần nào bức xạ của máy vi tính, đặc biệt là loại xương rồng Cereusperuvianus. Sở Giao Dịch chứng khoán New York đã áp dụng cách thức này trong việc thiết kế văn phòng của họ.

Máy photocopy và máy sao chép

Các loại máy photocopy và máy sao chép thải ra các hóa chất (mực dạng bột hoặc lỏng) - đặc biệt là mực photocopy vì chúng được biết là chất gây ung thư. Những loại máy này không nên đặt ngay trong văn phòng, nơi có người làm việc suốt ngày, đặc biệt là khi chúng phải hoạt động thường xuyên. Tốt nhất là đặt chúng ở một phòng riêng biệt, thông thoáng. Tất nhiên là không ai nên ngồi cạnh máy photocopy cả.

Điện thoại di động

Người ta cho rằng việc sử dụng điện thoại di động là nguyên nhân gây các khối u ở tai và não. Cơ quan quản lý thực phẩm và dược phẩm Mỹ (FDA) đã khuyến cáo người dân chỉ nên sử dụng điện thoại di động khi thật sự cần thiết và không được kéo dài quá lâu. Khi cần phải sử dụng di động, lưu ý không để ăng ten - nếu có - chạm vào đầu. Sử dụng điện thoại di động trên xe hơi lại càng nguy hiểm hơn, đặc biệt là loại cầm tay.

Tình trạng bừa bộn trong văn phòng

Những vật làm bừa bộn văn phòng tích tụ rất nhanh. Và khi liệng bỏ những thứ thừa thãi này đi hoặc sắp xếp chỗ làm việc một cách hợp lý điều đó sẽ mang lại lợi ích cho nhiều người trong văn phòng. Những thứ gây bừa bộn trong văn phòng không chỉ là những thứ ta vứt bừa bãi, mà còn là những loại giấy tờ ta lưu giữ, các loại tạp chí cũ và những ổ đĩa cứng chứa đầy dữ liệu rác

Hệ thống lưu trữ hồ sơ và vật dụng

Trong văn phòng, không thể chấp nhận hoặc biện minh gì cho tình trạng bừa bộn. Bạn có thể sắp xếp gọn gàng bằng các loại tủ đựng máy vi tính, máy in hoặc các loại hộc lưu trữ văn thư và những thứ này cũng không khó mua. Trước khi dẹp chúng vào thùng hay tủ, bạn hãy đặt ra câu hỏi sau và tự trả lời để không phải loại bỏ những thứ vẫn còn cần thiết: “Ta có thật sự cần nó không?”

Tạp chí

Các loại tạp chí chuyên ngành thường hay được cất giữ, nhưng ít khi được đọc tới. Nhiều loại hiện nay đã có trên mạng và các tổ chức chuyên ngành cũng lưu trữ trong thư viện toàn bộ các ấn bản và bạn có thể truy cập khi cần tới. Khi tạp chí được đưa tới, ta có thể đọc lướt qua, đánh dấu những đề mục và số trang của bài báo cần tham khảo vào sổ và lưu giữ lại.

Bàn làm việc

Ngăn kéo bàn làm việc chứa một lượng đáng kể những thứ không cần thiết. Nếu ta vứt bỏ đi những cây bút chì cũ, bút bi hết mực và xếp đặt một chỗ riêng cho kẹp giấy và những vật dụng khác thì chúng ta sẽ cảm thấy nhẹ nhàng hơn và không phải tốn thời gian lục lọi, tìm kiếm vật gì. Ở đây có một lời khuyên cho bạn, chỉ nên có một khay đựng hồ sơ cần giải quyết, bằng không, bạn sẽ có xu hướng chia hồ sơ thành hai loại: loại cần giải quyết ngay và loại có thể chờ và điều tất nhiên phải đến là bạn sẽ không bao giờ ngó ngàng đến loại thứ hai. Vào cuối ngày làm việc, chiếc khay trống sẽ đem lại cho bạn cảm giác hài lòng nhẹ nhõm khi biết rằng mọi công văn và thư từ đã được xử lý xong. Bạn sẽ cảm thấy uể oải hoặc hết hứng thú nếu mỗi sáng đến nơi làm việc và nhìn thấy đống hồ sơ còn ứ đọng lại từ hôm trước. Ngay cả khi bạn không thể kết thúc hết công việc trong ngày, bạn cũng nên thu dọn ngăn nắp bàn làm việc của mình để tạo ấn tượng rằng bạn vẫn còn đang kiểm soát được công việc. Giải quyết hoàn tất thư tín trong ngày là một thói quen tốt cần rèn luyện. Nếu như mọi người đều giải quyết nhanh chóng các hóa đơn của mình thì thế giới của chúng ta sẽ trở nên bớt căng thẳng hơn.

Máy vi tính

Máy vi tính lưu giữ một khối lượng dữ liệu đáng nể và nếu như chúng ta có thói quen thường xuyên dọn sạch rác - tức những tập tin không còn sử dụng - trong ổ cứng và lưu trữ lại các tập tin đang làm việc thì ta sẽ luôn có thể nhanh chóng truy cập được những thông tin ta cần.

Việc hệ thống hóa các thông tin lưu trữ để tạo thuận lợi cho việc in nhãn gửi thư hàng loạt cho các khách hàng hoặc cho công tác tiếp thị, quảng cáo đòi hỏi phải có nhiều thời gian, nhưng nỗ lực nhằm tiết kiệm thời gian của bạn sau này chắc chắn sẽ được đền bù một cách xứng đáng. Những ý tưởng bất chợt, những chú thích để thuyết trình hoặc hội thảo đều cần được ghi lại để bạn luôn ở tư thế chuẩn bị trước và không bị cuống quýt vào những phút chót. Những tài liệu trong máy tính đã được in ra không nên để trong văn phòng, mà chuyển qua cất giữ trong tủ hồ sơ để tránh tạo ra năng lượng trì trệ.

Sổ danh mục điện thoại

Một trong những vật hữu dụng nhất trong văn phòng là danh mục lưu trữ số điện thoại. Với nó, bạn có thể nhanh chóng truy cập tới các thông tin cần thiết như địa chỉ và số điện thoại, đồng thời giúp tìm ra ngay các nhà cung cấp, ghi nhớ ngày sinh nhật và các loại thông tin khác. Mặc dù, bạn có thể đưa những dữ liệu này vào máy tính hay sổ tay điện tử cá nhân nhưng thực chất các phương tiện này đều đòi hỏi nhiều thời gian truy cập hơn. Những sổ này rất có ích cho bạn khi ở nhà hoặc đi làm, tuy nhiên, nếu đánh mất nó thì bạn sẽ rất điêu đứng đó!

Sách

Nhiều người khó vất bỏ những quyển sách của mình. Nhưng, với tốc độ thay đổi của công nghệ hiện nay, thông tin cũng thay đổi nhanh chóng và các loại sách như danh bạ, sách tham khảo chưa được đọc tới cần được thanh lý như là sách cũ không cần thiết.

Vật dụng trang trí nội thất và kích thước của chúng

Xuất phát từ quan điểm công thái học (ergonomics: khoa học nghiên cứu cách thiết kế các trang thiết bị ở nơi làm việc sao cho tạo được sự thoải mái, an toàn, hiệu quả và đạt năng suất cho người sử dụng. ND), chúng ta không nên xem nhẹ khâu thiết kế bàn ghế văn phòng nhằm đạt đúng chuẩn mực và đem lại hiệu quả làm việc cao.

Cuộc sống sẽ trở nên thật khó khăn khi hàng ngày ta phải “chiến đấu” với những cánh cửa bị kẹt trong một không gian chật chội và cơ thể ta sẽ phát bệnh nếu cứ phải ngồi trên những chiếc ghế xiêu vẹo, không có chỗ tựa hoặc liên tục gõ tay vào bàn phím ở một độ cao không thích hợp.

Ta thường không đánh giá đúng mức tầm quan trọng của bàn ghế trong văn phòng, đặc biệt là những nơi không có khách lui tới. Ở các văn phòng nhỏ, ít người làm việc, nên hợp lý hóa công việc để khỏi phải kê nhiều tủ và kệ đựng hồ sơ. Việc sắp xếp bàn làm việc cho phù hợp với tuần tự công việc cũng giúp hạn chế số người đi qua đi lại trong văn phòng.

Góc cạnh của bàn ghế phải thuôn tròn để thuận lợi cho việc di chuyển của nhân viên trong văn phòng và để chúng không chĩa cạnh nhọn vào những người gần bên, gây cảm giác bất an cho họ. Hàng ngày, cứ phải lách người qua bàn mới tới được tủ đựng hồ sơ, hoặc mỗi lần ra vô lại không mở được cánh cửa vì chiếc ghế của ai đó đang chặn đường - tất cả đều khiến bạn bực bội và dễ bị căng thẳng.

Sức khỏe và sự an toàn

Chứng tổn thương do sự tái diễn căng thẳng (RSI) là hậu quả của việc làm đi làm lại mãi một công việc và có thể gây những triệu chứng rất khó chịu cho người bệnh. Hiện đã có những loại dụng cụ nâng đỡ cổ tay và các phương pháp khác để giảm bớt tác hại này. Các nhà quản lý công ty cần biết thông cảm với những người bị mắc chứng này và trang bị cho văn phòng bàn ghế và trang thiết bị thích hợp để làm giảm bớt vấn đề này và đồng thời phòng chống chứng bệnh này ngay từ đầu.

Các tủ và kệ đựng hồ sơ phải có độ cao thích hợp với vật đặt trong nó để nhân viên không phải cúi hay nhoài người quá mức mới với đến chúng. Tủ đựng hồ sơ cao quá đầu gây cảm giác ức chế và không an toàn. Các cạnh của kệ sách nằm gần một ghế tựa có thể tạo ra “mũi tên năng lượng độc hại”, gây bất an cho những người ngồi gần đó. Nếu có thể, ở nơi gần chỗ ngồi nên dùng các loại tủ có kệ để hở và do đó làm giảm đi vẻ bừa bộn của văn phòng.

Những kệ sách cao tới trần nhà gây nhiều áp lực đối với những văn phòng nhỏ và hình như trong phòng càng nhiều kệ chừng nào, ta lại càng hay cất đầy vào đó nhiều vật dụng không thật sự cần thiết chừng ấy. Ở những văn phòng nhỏ, có thể đặt gương để tạo ảo giác về sự thoáng rộng. Tuy nhiên, phải tránh để gương chiếu thẳng vào người đang làm việc, nếu không, tùy vào tính cách của mỗi người, có thể họ sẽ cảm thấy bất an hoặc sẽ nhìn vô gương làm dáng cả ngày.

Các kích thước

Thông thường, các vật dụng văn phòng đều được mua sẵn từ các nơi bán trang thiết bị văn phòng. Nếu vật dụng của bạn được đặt hàng theo yêu cầu, bạn sẽ có cơ hội ứng dụng theo những kích thước có lợi của khoa Phong thủy. Ở Trung Quốc, người ta tin rằng có những kích thước mang lại sự may mắn và có những kích thước mang lại điều bất lợi cho chủ nhân. Áp dụng những kích thước thích hợp vào bảng hiệu, cửa sổ, cửa ra vào, bàn làm việc, ghế tựa, tủ sách và những vật dụng khác sẽ bảo đảm bạn sẽ có được ưu thế để phát triển thành công công việc kinh doanh của mình.

Các số đo này được lấy từ 8 phép chia của một đường chéo, khoảng 43 cm, cắt đôi một hình vuông trên cơ sở một bộ của Tàu, có lẽ cũng gần bằng một bộ Anh. Số đo này có thể gọi là “tỷ lệ vàng” hay hệ số pi trong khoa kiến trúc phương đông, và được căn cứ trên tỷ lệ cân xứng của vạn vật. Tỷ lệ này có thể tìm thấy trong các hoa văn phát triển trên các lớp vỏ hoặc mai của loài nhuyễn thể, trên các chỉ dấu ở thảo mộc cùng với các hiện tượng thiên nhiên khác.

Ba kích thước chính của bàn làm việc (dài, rộng, cao) phải phù hợp với các kích thước đem lại may mắn trong Phong Thủy - chiều cao và bề rộng của lưng ghế cũng nên như vậy, cho dù vẫn phải phù hợp với các tiêu chuẩn hiện đại của công thái học đối với việc thiết kế bàn ghế. Các vật dụng khác như kệ sách hay tủ trưng bầy đều có thể được thiết kế theo các nguyên tắc này.

Bàn làm việc

Do phải bỏ ra khá nhiều thời gian trong ngày tại nơi làm việc, chúng ta cần tạo ra cho mình một chỗ làm việc mang lại cảm giác thoải mái, hòa nhập vào dòng năng lượng tốt từ các hướng thuận lợi. Nếu một mình một cõi trong văn phòng thì việc này rất dễ dàng. Nhưng ngay cả khi trong phòng có những người khác cùng làm việc, bạn vẫn có thể tìm được cho mình một không gian thích hợp.

Nguyên tắc quan trọng nhất trong phong thủy là đem lại cảm giác dễ chịu, thoải mái và điều này không thể đạt được nếu bạn ngồi quay lưng ra cửa sổ hay cửa ra vào - vì bạn sẽ cảm thấy bồn chồn và âu lo. Ánh sáng chói chang của mặt trời từ cửa sổ chiếu vào màn hình vi tính có thể làm bạn lóamặt và thấy nhức đầu. Để hóa giải điều bất lợi này, đặt một chậu cảnh hoặc một vật dụng gì đó lên bậu cửa sổ, miễn sao chúng không hạn chế không gian làm việc của bạn.

Vị trí tốt nhất để kê bàn làm việc là góc xéo với cửa ra vào để người ngồi đó có thể quan sát được người bước vào. Tất nhiên đây là vị trí của người có trọng trách lớn nhất trong phòng, vì ngồi ở vị trí này, so với các vị trí khác, sẽ ít bị công việc đều đặn mỗi ngày làm cho buồn chán. Những người ngồi ngó mặt ra cửa sẽ luôn nằm trong “tầm bắn” của bất kỳ ai bước vào phòng và những người ngồi gần cửa này nhất sẽ ít khi hài lòng với công việc vì họ luôn bị kẻ ra người vô quấy nhiễu. Họ ít khi được tập trung lâu vào công việc: nếu không bị mượn cây bút thì cũng bị mượn món khác và chắc chắn sẽ không ít lần giấy tờ của họ bị xáo tung cả lên.

Văn phòng với mặt bằng mở

Ở những văn phòng có mặt bằng mở, các bàn giấy và khu vực làm việc thường được kê theo từng ngăn nhỏ và người ta ngồi quay lưng vô phòng. Tư thế này luôn khiến ta bị bất ngờ khi có ai đó bước lại gần, do đó đây không phải là thế ngồi thuận lợi để làm việc. Để hóa giải, có thể gắn gương lên tường.

Kích thước bàn làm việc phải phù hợp với địa vị của chúng ta trong công ty. Một giám đốc sẽ không được cấp dưới vì nể và tin tưởng khi chiếc bàn làm việc của người này nhỏ nhất trong công ty.

Trong Phong Thủy, hình dáng của chiếc bàn rất quan trọng. Bàn làm việc hình vuông hay chữ nhật được xem là thích hợp nhưng tốt nhất các cạnh bàn phải được vát tròn để không chĩa vào ai hoặc móc vào người đi ngang qua. Những chiếc bàn hình chữ L trông giống như con dao chặt thịt, với cạnh ngắn được liên tưởng đến lưỡi dao, sẽ chặt đứt mọi mối quan hệ giao tiếp và quyền hành. Nếu có thể được, hãy phân lập chiếc bàn làm hai, và phần nhỏ hơn dùng để đặt máy vi tính. Những chiếc bàn làm việc hình tròn không giữ nổi chân chủ nhân của nó ở lại làm việc lâu. Nó thích hợp cho các cuộc họp, vốn cần được tiến hành nhanh chóng.

Khu vực làm việc cần được lưu ý vì luôn có dây nhợ lòng thòng. Chúng cần được thiết kế sao cho an toàn. Ngồi phía sau lưng màn hình vi tính rất có hại cho sức khỏe, vì vậy phải bảo đảm không để tình trạng này xảy ra

Khu vực tiếp tân

Lối vào của một cao ốc quyết định phong thái của cả công ty nên rất quan trọng, vì vậy không thể xem thường. Khu vực dẫn vào công ty sạch sẽ, sáng sủa, niềm nở sẽ gây được thiện cảm ở khách hàng và tạo bầu không khí tích cực cho mọi người làm việc trong công ty. Mặt khác, một khu tiền sảnh tù mù, luộm thuộm là dấu hiệu cho thấy đây là một công ty thất bại, thiếu trách nhiệm và triệt giảm năng lượng của nhân viên ngay từ đầu giờ làm việc.

Lối ra vào

Cửa ở lối ra vào chính hay các cửa ra vào khác cần phải tương xứng với tòanhà. Nếu dùng cửa hai cánh, cả hai phải được mở toang để dòng khí di chuyển vào tòa nhà không bị cấm cản, nếu không sự tối tăm và hãm khí sẽ xuất hiện phía sau nơi cánh cửa bị đóng. Loại cửa xoay giúp luân chuyển năng lượng ở lối ra vào, nhưng chỉ thích hợp với những tòa nhà văn phòng lớn.

Cửa chính phải dễ mở và không được quá nặng nếu không chúng sẽ làm tiêu hao năng lượng cá nhân. Khi công ty tiếp nhận hàng hóa giao đến hay khi khách hàng đến công ty trong tình trạng tay xách nách mang hoặc vác theo các hàng mẫu cồng kềnh, ngay tại cửa phải có sẵn một số phương tiện để giúp mở cửa, tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng đi qua, bằng không toàn bộ quá trình khó khăn, vất vả khi qua cửa vào công ty như vậy sẽ trở thành một ám ảnh với khách hàng và có thể lan sang trong cuộc tiếp xúc với công ty nữa. Nếu có cửa sổ đặt đối diện ngay với cửa chính, cần đặt một số cây cảnh để ngăn chặn dòng khí đi vào tòa nhà rồi qua cửa sổ đi thẳng ra ngoài, không kịp luân chuyển bên trong tòa nhà.

Bàn tiếp khách

Khách đến công ty, khi bước qua khỏi cửa chính, phải được nhìn thấy ngay bàn tiếp khách. Nhưng tránh đặt bàn quá gần hoặc đối diện ngay cửa chính, nếu không các nhân viên tiếp tân sẽ trở nên kiệt sức vì những sinh hoạt diễn ra ở khu vực này. Điều quan trọng là nhân viên tiếp tân phải có ghế ngồi thoải mái, vững chãi, phía sau lưng là tường, để không bị giật mình vì những gì xuất hiện phía sau. Nhân viên tiếp tân cần được tập trung vào công việc, phải ngăn nắp gọn gàng và phải được huấn luyện để biết đặt nhu cầu của khách lên trên mọi nhu cầu của các nhân viên khác hoặc các cú điện thoại gọi tới. Mọi việc phải được tổ chức khoa học sao cho khi hàng hóa được mang tới sẽ nhanh chóng được tiếp nhận và chuyển đi để tránh xảy ra sự lộn xộn hoặc bê bối ngay tại khu vực tiếp tân.

Khu vực tiếp khách

Luồng khí ở khu vực tiếp khách rất quan trọng và nhân viên công ty phải được tạo điều kiện để di chuyển nhanh qua khu vực này để tới nơi làm việc của mình bằng thang máy hay cầu thang. Không khí ở khu vực tiếp khách phải trong lành và luân chuyển tốt vì vậy quạt máy, cây xanh và những vật trang trí nước đóng vai trò khá quan trọng ở đây. Mọi vật trang trí nước ở bên ngoài tòa nhà có thể dùng gương để phản chiếu hình ảnh của chúng vào khu vực tiếp khách. Các gương được gắn ở một bên cửa ra vào để dòng khí vào nhà không bị phản chiếu ngược trở lại ra cửa.

Ở khu vực tiếp khách người ta thường đặt hồ cá. Ở Trung Hoa, cá là biểu tượng của Tài lộc và trong hồ thường có 9 con cá - 8 con cá vàng và duy nhất một con màu đen để hấp thu hết mọi năng lượng xấu. Những con cá nhỏ, linh hoạt, tạo năng lượng tích cực, rất phù hợp với các công ty thương mại, trong khi những con to, bơi chậm chạp tạo cảm giác an bình lại thích hợp cho các bệnh viện hay phòng mạch. Các bể cá phải đủ rộng để cá bơi lội thỏa thích và môi trường trong hồ nên cố gắng tạo ra thật giống với tự nhiên.

Khu vực sinh hoạt tập thể

Những nơi sinh hoạt chung trong công ty rất quan trọng, không những đối với khách hàng, mà còn đối với tinh thần của nhân viên công ty. Thật không sáng suốt khi kém quan tâm tới những nơi hội họp, sinh hoạt tập thể của nhân viên chỉ vì để tiết kiệm kinh phí, bởi vì khi thấy bản thân được coi trọng và đãi ngộ tốt nhân viên công ty sẽ cảm thấy phấn chấn, hài lòng và vì vậy sẽ hết lòng với công ty.

Kết quả là những thái độ làm việc trễ nãi, hiện tượng bỏ việc sẽ giảm đi nhiều. Trang thiết bị của văn phòng và bàn làm việc rất quan trọng, nhưng tiện nghi cho phòng nghỉ, phòng tắm giặt và phòng vệ sinh cũng không kém phần quan trọng.

Cửa ra vào

Ngay cả khi công ty không thường xuyên có khách lui tới vẫn cần phải giữ lối ra vào của văn phòng luôn sạch sẽ, ấn tượng để hỗ trợ tinh thần của những người làm việc trong công ty. Những gì nhân viên công ty nhìn thấy mỗi ngày khi đến nơi làm việc rất quan trọng. Không được để các túi rác ở cạnh lối ra vào và phải cất gọn các hàng hóa được chuyển đến công ty ngay trước giờ nhân viên đến làm việc. Không để tích tụ những thư tín chưa có người nhận và những vật dụng thừa thãi khác. Phải phân công riêng một người phụ trách khu vực này. Những hình ảnh tích cực của công ty sẽ góp phần khích lệ tinh thần của nhân viên mỗi ngày khi họ đến nơi làm việc và có được cảm giác hài lòng khi rời công ty về nhà.

Cầu thang và hành lang

Công việc trang trí nội thất sơ sài và duy tu bên trong tòa nhà cẩu thả sẽ tạo những ấn tượng nặng nề. Các góc tối, những lối đi thiếu sáng khiến chẳng ai muốn nán lại văn phòng vào cuối ngày hay ở lại tới khuya để kết thúc công việc. Nước sơn tươi sáng, sàn nhà sạch bóng, cùng với những hình tượng phấn chấn trên các bức tường giúp tạo nên không khí làm việc hiệu quả, khiến nhân viên công ty ý thức được rằng họ được công ty coi trọng.

Phòng làm việc

Điều kiện làm việc tù túng, gò bó sẽ dẫn tới trí tuệ bị gò bó, tù túng. Chúng ta sẽ thấy bực dọc khi suốt ngày cứ bị va vào tủ hay bàn ghế của đồng nghiệp. Gương soi có thể giúp tạo ra ảo giác về không gian rộng rãi và có tác động tích cực, với điều kiện là chúng không được phản chiếu sự bừa bộn của văn phòng. Những văn phòng có mặt bằng mở dễ khiến nhân viên có cảm giác trống trải, đơn chiếc, do đó cần khuyến khích họ thể hiện tính cách riêng ở nơi làm việc của họ và vị trí ngồi sao để họ không bị giật mình vì những gì diễn ra phía sau lưng. Về mặt nguyên tắc, gương có thể giải quyết được vấn đề này, nhưng phải đặt đúng nơi để nhân viên ngồi trong phòng không trông thấy hình ảnh của mình phản chiếu trong gương.

Phòng dành cho nhân viên

Đây là nơi dành cho nhân viên công ty gặp gỡ, thảo luận về công việc, tháo gỡ tâm sự, thắc mắc. Phong Thủy trong các phòng này rất quan trọng để nâng đỡ tinh thần của nhân viên, nhưng chúng cũng không nên quá tiện nghi, thoải mái để thời gian giải lao không kéo dài quá lâu. Nếu trong phòng có bếp, nó phải được giữ sạch sẽ và phù hợp với các tiêu chuẩn an toàn và sức khỏe. Bảng thông báo rất quan trọng và có tác dụng như một phương tiện giao kết giữa nhân viên với ban lãnh đạo công ty. Thông tin trên bảng phải được cập nhật thường xuyên và lượng thông tin về công việc phải cân xứng với lượng thông tin về đời sống xã hội.

Phòng họp

Phòng họp có thể nhỏ, chỉ dành cho vài người, hoặc có thể lớn như phòng nghị sự, dành cho các cuộc họp trọng đại, đông người tham dự. Có những nơi áp dụng chính sách không cung cấp bàn làm việc riêng cho nhân viên trừ khi họ cần, mọi người đứng họp sau các bàn họp bóng loáng, đầy dương tính, có độ cao đủ khiến người ta phải cúi khom người để nhân viên không quá dễ chịu và phải nhanh chóng đưa ra các quyết định cho công việc. Ở các cuộc họp trang trọng hơn, người ta ngồi sau bàn, mặt quay về hướng có lợi cho mình khi có thể. Hình dáng của bàn có thể ảnh hưởng tới chất lượng cuộc họp. Bàn trong phòng nghị sự nên có hình bầu dục. Bàn tròn thích hợp cho những cuộc họp sôi nổi, giải quyết những vấn đề hóc búa. Bàn hình chữ nhật dành cho các cuộc họp có người chủ trì ngồi ở đầu bàn. Phòng nghị sự cần phải đầy đủ tiện nghi và ghế của người chủ tọacuộc họp phải có kích thước lớn hơn các ghế khác, lưng ghế đặt gần tường và tầm nhìn hướng ra cửa.

Dòng khí

Việc điều hành công ty được suôn sẻ, mối quan hệ con người trong công ty phát triển hài hòa, đội ngũ nhân viên thỏa mãn với công việc - tất cả đều phụ thuộc một phần vào sự luân chuyển của năng lượng trong một văn phòng. Năng lượng khí di chuyển trong môi trường vật lý nhưng tác động của nó lại rất tinh tế và ảnh hưởng đến chúng ta về mặt tâm lý. Nơi nào chuyển động của khí - hoặc là quanh tòa nhà, hoặc trong giao tiếp giữa các đồng sự - bị chậm lại hay ngưng trệ, sẽ ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng công việc hay tình trạng sức khỏe, tinh thần của chúng ta.

Khí và sự sắp xếp phòng ốc

Nếu chúng ta xét đến văn phòng kiểu mẫu được trình bày trong bài: “Bài trí văn phòng” (tr. 212), ta sẽ thấy là các phòng ban có thể sẽ thường xuyên nhập hoặc xuất các loại hàng hóa cồng kềnh cần được đặt cạnh lối ra vào. Các công xưởng phải ở bên cạnh nhà kho để tránh việc vận chuyển hàng hóa ngang qua những khu vực đông người. Các phòng hành chánh, kế toán, kinh doanh, quan hệ công luận và quảng cáo nên ở gần nhau để tiện cho công việc. Phòng của giám đốc điều hành nằm tách biệt khỏi khu vực hoạt động sôi động, nhưng cũng không quá xa để có thể tiếp xúc được ngay. Phòng này được nối liền với phòng của thư ký để thông tin có thể trao đổi nhanh chóng và sẽ có một khu vực tiếp tân riêng dành cho những vị khách quan trọng, tách xa khỏi khu vực tiếp tân bận rộn.

Khó khăn thường xuất hiện ở những văn phòng có nhiều người, nhiều trang thiết bị. Tình trạng người này có được chỗ ngồi tốt hơn người kia là không tránh khỏi, do đó sẽ phát sinh căng thẳng. Sơ đồ ở trang bên trình bày một văn phòng được thiết kế rất dở của một công ty lớn. Các nhân viên ngồi trong phòng này cảm thấy bực bội và những người ở phòng khác ghé qua để hỏi văn phòng phẩm hay photocopy hoặc thỉnh thị ý kiến cũng có cảm giác tương tự vì lối ra vào hẹp và luôn có người xếp hàng chờ đợi bên cạnh máy photocopy. Nếu có người cần đồ dùng văn phòng, họ phải đi thẳng vào tận bên trong phòng và vô tình quấy nhiễu sự tập trung của những người đang làm việc ở đây. Những nhân viên này lại thường gặp vấn đề về sức khỏe; nhân viên ngồi ở bàn số 4 bị nhức đầu vì phải nhìn vào màn hình vi tính bị lóa do ánh sáng mặt trời chiếu vào và vì mùi khét bốc ra từ máy photocopy. Các nhân viên bàn số 1 và 2 ngồi đối diện với mặt sau màn hình máy tính của nhau. Riêng nhân viên ngồi bàn số 1 lúc nào cũng dễ bực bội, vì kiêm nhiệm thêm việc tiếp khách nên cứ phải đứng lên ngồi xuống luôn.

Sơ đồ phía dưới cho thấy, chỉ cần một vài thay đổi nhỏ là tình hình sẽ khác đi nhiều. Mọi người sẽ thấy “đời bớt khổ” hơn và khoẻ mạnh hơn. Một tấm vách bằng kính được gắn thêm vào để tách biệt máy photocopy ra - chiếc máy này giờ đây được dời đến cạnh cửa sổ để thông gió tốt hơn và giảm sự ách tắc ở khu vực cửa ra vào. Tất cả đồ dùng văn phòng cần thiết cho công việc của mọi người được dời đến đặt cạnh máy photocopy để tránh đi vào khu vực làm việc của các nhân viên trong phòng và làm phân tâm họ. Một cửa sổ được trổ ở bức tường khu vực tiếp tân phần nào làm giảm đáng kể lượng khách ra vô. Bàn tiếp tân được thiết kế thành nơi làm việc cho nhân viên tiếp tân giúp người này không phải di chuyển từ nơi này sang nơi khác. Những vật dụng thừa thãi được mang ra khỏi văn phòng nhờ vậy dẹp bớt được các tủ lưu trữ đồng thời còn có chỗ để đặt thêm một bếp ăn nhỏ, có cả tủ lạnh và dụng cụ nấu nước. Với cách sắp xếp mới, các bàn làm việc hướng về giữa phòng và do khu vực trung tâm trống trải, văn phòng trở nên thoáng rộng hơn và tinh thần nhân viên phấn chấn, vui vẻ hơn nhiều.

Giao tiếp

Sự giao tiếp hàng ngày giữa các nhân viên trong công ty có tầm quan trọng to lớn đối với sự thành bại của công ty. Bảng tin nội bộ, treo ở khu vực sinh hoạt tập thể, cho dù có tác dụng hỗ trợ sự giao lưu nhưng những cuộc giao tiếp mặt nhìn mặt giữa nhân viên với nhau mới mang lại hiệu quả nhiều hơn. Ngoài ra, những cuộc họp giao ban hàng ngày còn cho phép đội ngũ nhân viên nắm được thông tin của công ty và có dịp bày tỏ ý kiến và quan điểm của họ. Những cuộc họp dạng này không nên tổ chức vào sáng sớm lúc mọi người mới đến công ty. Đồng hồ sinh học của con người rất khác nhau và có nhiều người phải cần một khoảng thời gian nào đó mới có thể tái hòa nhập vào không khí làm việc trong ngày, đặc biệt là sau một chuyến đi xa vất vả. Còn họp vào cuối giờ cũng không có lợi, vì khi đó mọi người đều thấp thỏm ra về và có thể có người đã có kế hoạch riêng cho buổi chiều tối của họ. Do đó, thời gian thích hợp nhất là trước giờ nghỉ trưa khoảng một tiếng đồng hồ. Lúc đó, mọi người đều đã ổn định tinh thần, chú tâm và sẵn lòng giao tiếp. Một đội ngũ nhân viên có trình độ cao, cảm thấy ý kiến của họ được coi trọng, sẽ là một đội ngũ lao động làm việc có hiệu quả.

Xem phong thủy văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh - Tư vấn phong thủy văn phòng tại thành phố Hồ Chí Minh

Biên soạn: Chuyên gia phong thủy Master Y